Augustus. De helft van je vaste klanten zit in Frankrijk, je avondlessen zijn half leeg en je vraagt je af of je die dinsdagochtend niet gewoon moet schrappen. Herkenbaar, en het voelt vervelend. Maar dit is ook de enige periode in het jaar waarin je zonder gedoe aan je studio kunt sleutelen. Van september tot juni zit je zaal zo vol dat je er niet tussen komt. Nu wel.
Ik zie ieder jaar hetzelfde patroon. Studio's die de zomer gebruiken om hun spullen na te lopen en hun ruimte opnieuw in te delen, gaan in september fris van start. Studio's die de zomer uitzitten en pas eind augustus wakker worden, lopen de eerste maand achter de feiten aan. Precies in de drukste periode van het jaar. In deze blog zet ik op een rij wat je in deze weken het beste kunt oppakken.
Groot onderhoud: nu of nooit
Begin bij je veren. Bij intensief gebruik horen die ongeveer elke twee jaar vervangen te worden, en de meeste studio-eigenaren doen dat te laat. Dat komt omdat een veer niet kapotgaat, maar langzaam verslapt. Je merkt het niet van les tot les, want de verandering is minimaal. Maar na twee jaar geeft je rode veer niet meer de weerstand die erop staat, en dat betekent dat je hele opbouw scheef ligt. Een cursist die op drie veren traint krijgt dan minder belasting dan jij denkt.
De test is simpel: leg de veren van je oudste Reformer naast een nieuwe set en vergelijk de lengte in ruststand. Zie je verschil, dan zijn ze op. Vervang ze per toestel in één keer, nooit los, want dan krijg je een ongelijke weerstand tussen de veren onderling. Er zijn losse veren beschikbaar voor de Reformer, de Tower en de Chair, dus je kunt gericht bestellen wat je nodig hebt.
Loop daarna de rest na. Rails schoonmaken en ontdoen van stof en huidvet, want dat is de belangrijkste oorzaak van een stroeve Carriage. Bekleding controleren op scheurtjes bij de shoulder rests, want daar komt de meeste druk. Ropes nakijken op rafels en de lengte-instelling gelijktrekken over al je toestellen, zodat je in een groepsles niet per Reformer hoeft te corrigeren. En check je footbars op speling. Een footbar die klappert is nooit alleen een geluidsprobleem, het betekent dat er iets loszit.
Kijk eens opnieuw naar je indeling
Als je zaal leeg is, zie je dingen die je normaal niet ziet. Loop er eens doorheen alsof je een nieuwe cursist bent. Waar loop je vast? Waar moet je zijwaarts langs een toestel schuifelen? Waar staat iemand die achteraan ligt precies in de schaduw van de lamp?
De meest gemaakte fout die ik tegenkom is dat studio's hun toestellen in de originele opstelling laten staan omdat het altijd zo geweest is. Terwijl het ledenaantal is gegroeid, het lesaanbod is veranderd en er ondertussen accessoires bij zijn gekomen die ergens moeten liggen. Meet je ruimte op, teken hem uit op papier, en probeer een andere opstelling. Denk daarbij aan de loopruimte tussen de toestellen, aan de zichtlijn vanaf jouw plek naar elke cursist, en aan waar je accessoires liggen. Als je voor elke oefening met props naar de kast moet lopen, gebruik je ze op den duur gewoon niet meer.
Zit je krap en denk je aan uitbreiden, dan is dit ook het moment om te kijken of een Wall Unit uitkomst biedt. Die hangt aan de muur en pakt dus geen vloeroppervlak, terwijl je er wel een compleet trainingsstation mee toevoegt. Voor studio's met een lastige plattegrond is dat vaak de goedkoopste manier om extra capaciteit te maken.
Houd je leden warm terwijl ze weg zijn
De zomer is niet alleen een dip in je omzet, het is ook het moment waarop mensen uit hun ritme raken. En dat is riskanter dan de gemiste lessen. Wie zes weken niets doet, moet in september de drempel opnieuw over. Sommigen doen dat niet.
De oplossing is niet ingewikkeld. Geef je leden iets mee waarmee ze thuis of op vakantie door kunnen. Een korte serie van drie oefeningen die ze in een hotelkamer kunnen doen, en een paar accessoires die in een koffer passen. Een set weerstandsbanden, een paar sliding pads en anti-slip sokken nemen samen minder ruimte in dan een paar schoenen. Studio's die deze spullen zelf verkopen aan hun leden houden bovendien wat omzet draaien in een maand waarin dat welkom is.
Stuur er in de laatste vakantieweek een berichtje achteraan met je nieuwe lesrooster en een concrete startdatum. Niet "we zijn er weer", maar "maandag 1 september om 9:00 begint je vaste les weer, ik zie je dan". Mensen hebben na zes weken vrij een duwtje nodig, en een datum werkt beter dan een uitnodiging.
Bestellen doe je nu, niet eind augustus
Dit is het punt waar het bij de meeste studio's misgaat. Je besluit half augustus dat je er twee Reformers bij wilt, je bestelt eind augustus, en dan begint september terwijl je toestellen nog onderweg zijn. Bij voorraad leveren wij binnen Nederland en Belgie doorgaans binnen 7 tot 12 werkdagen, en dat is prima te doen. Maar dan moet je wel op tijd beginnen, en er moet ruimte in je agenda zijn om de levering aan te nemen en alles op te bouwen.
Reken ook mee dat je nieuwe toestellen even moeten inlopen en dat jij ze zelf wilt uitproberen voordat je er een groepsles op zet. Twijfel je tussen modellen, kom dan langs in onze showroom in Uddel, vlakbij Apeldoorn. Daar staan zes Reformers klaar om te proberen: de Fold Reformer, de Lignum Reformer met Tower, de Nubium Reformer en de Elite Reformer van Elina Pilates, de Fit Reformer van Peak Pilates en de Talma 62 Reformer van HEGREN Pilates. In de zomer is het er rustiger, dus je hebt alle tijd om er echt op te gaan liggen. Neem je meerdere toestellen af, dan geldt vanaf twee producten onze staffelkorting.
En zet september alvast klaar
September is voor Pilates studio's wat januari is voor sportscholen. Mensen komen terug van vakantie, hebben te veel gezeten in de auto en het vliegtuig, en zijn gemotiveerd om iets aan hun rug en houding te doen. Die golf komt sowieso. De vraag is alleen of jij er klaar voor staat.
Concreet: zet je rooster nu vast en communiceer het, zodat mensen kunnen plannen. Bedenk of je een instapworkshop wilt draaien voor nieuwe leden, want dat is precies de maand waarin dat volloopt. En kijk naar je capaciteit. Als je in juni structureel wachtlijsten had op je populairste tijden, dan heb je dat in september weer, en dan is een extra toestel geen luxe maar simpelweg omzet die je anders laat liggen. De zomer is het enige moment waarop je dat rustig kunt regelen.
